COVID-19-ის პანდემიის პირობებში, მცირე და საშუალო აუდიტორული ფირმები საქმიანობის განხორციელების გზებს ცვლიან
COVID-19-ის პანდემიის პირობებში, მცირე და საშუალო აუდიტორული ფირმები საქმიანობის განხორციელების გზებს ცვლიან
COVID-19-ის პანდემიამ აიძულა მცირე და საშუალო აუდიტორული ფირმები კლიენტებთან მუშაობის პრინციპები გადაესინჯათ - იცვლება მომავალში საქმიანობის განხორციელების გზები
წინამდებარე სტატია თავდაპირველად გამოქვეყნდა 2020 წლის მაისში ჟურნალ „Accounting and Business-ის“ ჩინურ გამოცემაში.
COVID-19-ის პანდემიამ ცხოვრების ყველა სფეროზე იქონია გავლენა. დაიხურა ოფისები და ახლა ბევრად მეტი ადამიანი მუშაობს დისტანციურად ვიდრე ოდესმე. დიდი რესურსების მქონე კორპორაციებმა და დიდი ზომის ბუღალტრულმა ფირმებმა სწრაფი რეაგირება მოახდინეს, თუმცა მცირე და საშუალო აუდიტორულ ფირმებზე (SMPs) გავლენა ჯერ კიდევ არაა მკაფიო/ცხადი.
SMP-ებითვის რთული აღმოჩნდა თავიანთი საქმიანობის გარკვეული ნაწილის ახალი რეალობისთვის მორგება. მაგალითად, აუდიტორული მუშაობა/პროცედურები ხშირად მოითხოვს პირისპირ შეხვედრებს და ადგილზე მუშაობას.
ტომას ლი, Lee, Au & Co-ს (ფირმა, რომელიც მდებარეობს ჰონგ-კონგში და გასწევს კორპორაციულ მომსახურებას) პარტნიორი აღნიშნავს, რომ ნამდვილად არაა მარტივი/მოსახერხებელი ყველა ფირმისთვის აღებული ვალდებულებების შესრულება თანამშრომლების ოფისიდან მუშაობის გარეშე. „პირველადი დოკუმენტების უმრავლესობა ჯერ კიდევ არაა გაციფრებული, ასევე ჯერ არ დაგვინერგავს აუდიტის ავტომატიზაციისათვის საჭირო პროგრამული უზრუნველყოფა. აქედან გამომდინარე, სახლიდან მუშაობის პირობებში აუდიტორული პროცედურების მხოლოდ ნაწილის ჩატარება შეიძლება,“ ამბობს ლი. „ხოლო ისეთი ტიპის მომსახურების გაწევა, როგორიცაა ბუღალტრული ანგარიშწარმოება ან კომპანიის სამდივნო სამუშაო, მხოლოდ და მხოლოდ ოფისიდანაა შესაძლებელი“.
თუმცა, კლიენტებთან კომუნიკაციისთვის საკმაოდ ეფექტურია ისეთი არხები როგორიცაა ელ.ფოსტა, WhatsApp, WeChat, Skype ან Zoom. Lee, Au & Co-მ შემოიღო მოქნილი სამუშაო გრაფიკი. ფირმის თანამშრომლები ოფისში მიდიან მორიგეობით, კვირაში მხოლოდ ორჯერ, რათა თავიდან იქნეს არიდებული პიკის საათის დროს ტრანსპორტით გადაადგილება. ფაქტობრივად, გასულ წელს დაწყებული, ფართოდ გავრცელებული პროტესტის საპასუხოდ, ფირმა ეძებდა გზებს, რათა უკეთ მორგებოდა ახალ რეალობას - ციფრული, ვირტუალური ოფისის შექმნით თუ რეალურ დროში ერთობლივი ვირტუალური მუშაობისათვის საჭირო ტექნოლოგიების დანერგვით. ფირმაში იმედოვნებდნენ, რომ ამგარი ვირტუალური ოპერაციების სრულად განხორციელება შესაძლებელი იქნებოდა უახლოეს 18 თვეში: „COVID-19-ის პანდემიამ კი ეს პროცესები დააჩქარა,“ აღნიშნავს იგი.
სხვა ფირმებმა, რომლებიც ჰონგ-კონგში მდებარეობენ, დაიწყეს ადაპტაციის პროცესი.
„როდესაც ცხადი გახდა, რომ ჰონგ-კონში პროტესტი არ შეჩერდებოდა, შეგნებულად მივიღე გადაწყვეტილება ჩემი ფირმის სამუშაო ძალის სხვადასხვა ტერიტორიაზე გადანაწილებასთან დაკავშირებით, რაც ჩემი კლიენტებისთვის უზრუნველყოფდა გარკვეულ სტაბილურობას,“ აღნიშნავს ჯილის ვილსონი, LinSon Business Consulting-ის დამფუძნებელი და აღმასრულებელი დირექტორი. „თუ რაიმე გაუთვალისწინებელი მოხდებოდა ერთ ოფისში, სხვა ადგილას მდებარე ოფისის იმედი მექნებოდა.“
თუმცა, უნდა აღინიშნოს, რომ ამგვარი მიდგომა მუშაობს მხოლოდ მაშინ, თუ ორგანიზაცია სრულად არის დაფუძნებული ღრუბლოვან სისტემებზე. „ჩემს გუნდს მსოფლიოს ნებისმიერი წერტილიდან აქვს ფაილებთან წვდომის შესაძლებლობა,“ ამბობს ვილსონი. „ღრუბლოვან გამოთვლებზე დაფუძნებული სისტემები და პროგრამული უზრუნველყოფა საშუალებას გვაძლევს გვქონდეს ერთი „ნამდვილი“ ვერსია, რომელზეც ხელი მიუწვდება ყველას ნებისმიერი ტერიტორიიდან. თუ კორონავირუსის პანდემიის გამო აუცილებელი იქნება სახლიდან მუშაობა, ეს პრობლემას აღარ შეგვიქმნის - ამისათვის საჭიროა ფირმის თანამშრომელს ჰქონდეს კომპიუტერი და ინტერნეტთან წვდომა.“
LinSon-ი უკვე გადავიდა ღრუბლოვან სისტემებზე. კლიენტის ყველა დოკუმენტი (ანგარიშ-ფაქტურები, შესყიდვის დამადასტურებელი დოუმენტები) ციფრულ ფორმატშია. ელექტრონული დოკუმენტები ავტომატურად რეგისტრირდება ღრუბლოვან სისტემაზე დაფუძნებულ ბუღალტრული აღრიცხვის პროგრამაში, ხოლო ფინანსური ანგარიშგების შედგენა ციფრულ ფორმატში ხდება. არ ხდება არცერთი დოკუმენტის ამობეჭდვა და უფრო მეტიც, ხელმოწერების შეგროვებაც ელექტრონულად ხორციელდება.
ვილსონი აღნიშნავს, რომ აუდიტშიც ინერგება მსგავსი მეთოდოლოგია, თუმცა ბევრად უფრო ნელა. „თანამედროვე აუდიტორულ ფირმებს აქვთ შესაძლებლობა პირდაპირ შევიდნენ კლიენტის ღრუბლოვან სისტემაზე დაფუძნებულ ბუღალტრული აღრიცხვის პროგრამაში და აქედან განახორციელონ აუდიტორული პროცედურები,“ ამბობს იგი. „ყველა სარეზერვო დოკუმენტი ინახება სააღრიცხვო სისტემაში, რაც აადვილებს კლიენტებისა და აუდიტორების შრომას. ერთი რამ, რაც აუდიტორებს სჭირდებათ არაელექტრონული სახით, არის ხელმოწერა. ამის შესრულება კი სავალდებულოა სახელმწიფოს, და არა აუდიტორის, მოთხოვნის საფუძველზე.“
სასაზღვრო კონტროლი
სინგაპურში დიდ პრობლემას წარმოადგენს მოგზაურობასთან დაკავშირებით დაწესებული შეზღუდვები, რომლებმაც დიდი გავლენა იქონია მცირე და საშუალო აუდიტორული ფირმების იმ თანამშრომლებზე, რომლებიც მალაიზიაში ცხოვრობენ და სინგაპურში მუშაობენ. პოლ ტენი, CA Trust-ის საკონსულტაციო ჯგუფის ხელმძღვანელი, აღნიშნავს, რომ გადაადგილებაზე შეზღუდვების გამო ბევრი თანამშრომელი აღმოჩნდა გამოუვალ მდგომარეობაში და ფირმას მოუხდა ფუნქციონირება წამყვანი თანამშრომლების გარეშე, მათ შორის ხელმძღვანელობის დონეზე.
„სიმართლე გითხრათ, ვერც ჩვენ და ვერც ჩვენი კლიენტები ვერ წარმოვიდგენდით ასეთი დონის პრობლემებთან შეჯახება თუ მოგვიწევდა,“ ამბობს ტენი, მაგრამ ამავე დროს აღნიშნავს, რომ მათ იპოვეს ადაპტაციის გზები.
„ჩვენ შევძელით ღრუბლოვან გამოთვლებზე დაფუძნებული საინფორმაციო ტექნოლოგიების ისეთი სისტემების დანერგვა, როგორებიცაა Office 365, CaseWare და Xero,“ ამბობს იგი. „ჩვენ ჩავდეთ ინვესტიცია ისეთი საკომუნიკაციო სისტემის დანერგვაში, როგორიცაა Velox. მობილურზე ამ აპლიკაციის ჩამოტვირთვის შედეგად, შევძლებთ კლიენტებთან კომუნიკაციას ნებისმიერი ადგილიდან.“
სინგაპურში მოქმედ სხვა სააღრიცხვო ფირმებში ფიქრობენ, რომ ტექნოლოგიების დახმარებით მცირე და საშუალო აუდიტორული ფირმები (SMPs) არსებულ სიტუაციას წარმატებით ართმევენ თავს.
„ვინაიდან, აუდიტორის საქმიანობის ხასიათიდან გამომდინარე, ხშირად აუცილებელია კლიენტთან ადგილზე მისვლა, SMP-ების უმრავლესობა, რომელთა შესახებაც მე მაქვს ინფორმაცია, იყენებს აუდიტორულ პროგრამულ უზრუნველყოფას,“ ამბობს ალან ჩანგი, OA Assurance-ის დამფუძნებელი და მმართველი დირექტორი. „ასე, რომ SMP-ების შემთხვევაში, ოფისში თანამშრომლების ყოფნის გარეშე მაინც არის შესაძლებელი საქმისათვის თავის გართმევა.“
თუმცა, იგი აღნიშნავს, რომ მთავარ პრობლემად შესაძლოა დარჩეს შეფერხებები კლიენტებთან ურთიერთობისა და კორესპონდენციისას.
ასეთ შემთხვევებში ჩანგი რეკომედაციას უწევს ურთიერთობის ციფრულ ფორმაზე გადასვლას.
„გამოიყენეთ სახელმწიფოს მიერ მოცემული გრანტები და თქვენი ბიზნეს-პროცესები გადაიყვანეთ ციფრულ ფორმატში. ასევე შესაფერისი დროა კომპანებმა იზრუნონ თანამშრომელთა უნარ-ჩვევების გაუჯობესებაზე,“ ამბობს იგი. „სადაც არის კრიზისი, იქ არის შესაძლებლობაც. აგრეთვე, დროა გადაიხედოს ბიზნეს-საქმიანობის ძირითადი პრინციპების ოპტიმიზაციის საკითხი.“
ხარჯებთან დაკავშირებული საკითხები
თუმცა, ჩანგი მიუთითებს, რომ ხარჯები შესაძლოა უმთავრეს გამოწვევად იქცეს. „ცხადი გახდა, რომ ჩვენს ხელთ არსებული საინფორმაციო ტექნოლოგიების ინფრასტრუქტურიდან ციფრულ ოფისზე გადაწყობა ძალიან ძვირი გვიჯდება“, ამბობს იგი.
„ეს ნიშნავს, რომ ფულადი ნაკადების ნორმალური დონის შენარჩუნება სასიცოცხლოდ მნიშვნელოვანია,” ამბობს ტენი. „ჩვენ საცალო ვაჭრობით დაკავებულ კლიენტებს ვუწევდით რეკომენდაციას დაენერგათ ონლაინ ვაჭრობა, რათა შეძლებოდათ თავიანთი პროდუქციის წარმატებით რეალიზება,“ ამბობს იგი. „ახლა კი უკვე ვურჩევთ დანერგონ ღრუბლოვან სისტემაზე დაფუძნებული პროგრამული უზრუნველყოფა.“
მისი მთავარი რჩევა სტუმარ-მასპინძლობის, კვებისა და სასმელებისა და საცალო ვაჭრობის სექტორის კლიენტების მიმართ არის ფულადი ნაკადების მაქსიმალურად შენარჩუნება. ეს შესაძლოა იმასაც ნიშნავდეს, რომ იგი იმ ფირმებს, რომლებმაც მოცემულ ვითარებაში თითქმის შეწყვიტეს ფუნქციონირება, ურჩევს რომ თანამშრომლებს სთხოვონ ამ პერიოდში გამოიყენენ მათი კუთვნილი ყოველწლიური ფასიანი შვებულება და შემდეგ უფასო შვებულებაც.
ვილსონი აგრეთვე გვთავაზობს ლედლორდებთან (მიწის იჯარით გამცემი პირები), მომწოდებლებსა და ბანკებთან აწარმოონ მოლაპარაკება. „სთხოვეთ ფასის დაკლება. შესაძლოა ისინიც მსგავს რთულ სიტუაციაში არიან და ამის გაკეთება მათთვისაც პროდუქტისა თუ მომსახურების გაყიდვის შესაძლებლობა იყოს,“ აღნიშნავს იგი.
განაგრძეთ წინ სვლა
ვილსონს მტკიცედ სწამს, რომ ბიზნესებმა უნდა განაგრძონ წინ სვლა. „ერთი რამ, რასაც მათ კატეგორიულად ვურჩევ არის, რომ არ შეწყვიტონ თავიანთი პროდუქტისა თუ მომსახურების რეკლამირება და პოპულარიზაცია,“ ამბობს იგი. „საზოგადოებამ უნდა იცოდეს, რომ ისინი არსებობენ და უნდა ჰქონდეთ ინფორმაცია იმის შესახებ თუ რისი შეთავაზება შეუძლიათ სხვადასხვა კომპანიებს მათთვის.“
საბოლოო ჯამში, მცირე და საშუალო აუდიტორული ფირმები (SMPs) მოცემულ სიტუაციაში უნდა იყვნენ შეუპოვარნი. „იყო შედარებით პატარა ფირმა ნიშნავს, რომ უპრეცედენტო, მოულოდნელი და გაუთვალისწინებელი ვითარება ჩვენზე ბევრად დიდ გავლენას ახდენს: ამან შესაძლოა გაგვაძლიეროს ან გაგვანადგუროს,“ ამბობს ჩანგი.
„თუმცა, ამავე დროს, იყო შედარებით პატარა ფირმა ნიშნავს, რომ ძალიან ბევრი რამ არის მფლობელის/მესაკუთრის კონტროლის ქვეშ, რაც თავის მხრივ ნიშნავს, რომ გადაწყვეტილების მიღების და სიახლეების დანერგვის პროცესი ჩქარდება.“
სტატიის ავტორი: დეივიდ ჰო, ჟურნალისტი.
თარგმანი მომზადებულია ACCA-ის წევრი “Accounting and Business Magazine“-ის ნებართვით